İletişim+Toplantı Salonu + Yasal Adres = Sanal Ofis

Sanal ofis nedir?
1990 yıllarından itibaren kurulmasına karşı son on yılda talep patlaması yaşayan, yurtdışında “Virtual Office” olarak adlandırılan Sanal ofisler her geçen gün ülkemizde de düşük bütçeli iş kurmak isteyenlerin tercih ettiği bir seçenek olarak talep görmektedir.
Her sabah düzenli olarak şehir trafiğinde yola çıkarak ofisinize gitmek istemiyorsunuz. Ancak müşterilerinize karşı adres ve telefonunuzun olduğu kurumsal bir kartvizit vermek istiyorsunuz. Veya yeni bir iş kurmak istiyorsunuz. Ancak bütçeniz kısıtlı. Ofis kira ve giderleri , çalışan maaş ve diğer giderleri sizi kara kara düşündürüyor. Acaba zaman iş hayatına girmek için uygun mu? Çalkantılı rekabetin had safhada olduğu ortamlarda kredi vb. gibi birçok yükümlülüğün altına girip risk almak istemiyormusunuz?  Bu durumda en düşük bütçeli iş kurulumu nasıl olur diyorsanız işte tam da sizin için bir seçenek var. Sanal ofis kiralama. Peki sanal ofis ne demektir? avantajları nelerdir? Sanal ofis işleyişi nasıl olur?



Kayıtlı bir adresiniz olduğu, telefonlarınıza ve elektronik postalarınıza bakarak yönlendirme yapan bir sekreter, gelen posta ve kargoları teslim alan firmaların farklı promosyonları ile ayda birkaç kez ücretsiz olarak toplantı yapmanız için size toplantı odası sağlanılan ve genelde aylık olarak ödeme alınan firma oluşumuna sanal ofis (sanal şirket ) denir. Konuyu madde madde ele alırsak.

Sanal ofis avantajları nelerdir?

  • Müşterilerinize karşı profesyonel ve kurumsal görüntü vermektedir.
  • Firmanızın resmiyetinde işyeri, ofis vb. yer açan firmalardan farkı olmamaktadır.
  • Özellikle bankadan alınacak kredilerde home office adresi ile başarısız olunmaktadır. Bu yüzden sanal ofis ile sahip olacağınız kurumsal adres kredi başvurunuz için daha iyi bir sonuç almanızı sağlayacaktır.
  • Her ay ofisin kira, stopaj, aidat, elektrik, su, telefon, ısıtma-soğutma faturalarını ödeme derdi yoktur.
  • Ofisin dekorasyonu, yazıcı, faks, fotokopi makinesi gibi büro malzemelerinin temini ve bakım ücretlerini ödemeye gerek yoktur.
  • Her ay mevcut çalışanlarınızın maaş, sigorta, yemek ve yol masraflarını karşılama derdiniz olmayacaktır.
  • Şirketin bünyesinde bulunan telefon numaraları veya kendinize ait bir telefon hattını taşıyabiliyorsunuz.
  • Sekreteriniz tarafında kargo ve posta teslim alınma imkanı
  • Sanal ofisler özellikle yurt dışı kaynaklı şirketler açısından çok avantajlıdır. Bulundukları ülkeden başka bir ülkeye giriş yapacakları zaman merkezi yerdeki en popüler ofisleri kiralayarak yüksek tutarlar ödemeleri yapmadan sanal ofis kiralanabilmektedir.
  • Kalabalık şehir trafiğinde ofise gidip gelmek için yollarda harcadığınız boşa geçen saatlerinizi kendiniz veya işiniz için ayırabilmektesiniz.
  • Mesai saatlerine bağlı kalmadan bağımsız çalışma imkanı sağlamaktadır.





Sanal ofis dezavantajları nelerdir?

  • Müşteri-sekreter ve sizin aranızda süregelen sanal bağlantı zaman zaman koordinasyonsuzluk, kaçırılmaması gereken küçük ayrıntılar gibi sorunları yaşatabilmektedir.
  • Yüz yüze iletişim eksikliğinden yanlış anlamalar ve destek olacak çalışma ortamı arkadaşının olmaması.

İş yerim nerede olacak?
Nerede olursanız olun ofisiniz hep yanınızda. Mevcut teknolojiler ile hemen hemen her yerde evinizde, arabanızda, sözgelimi çocuklarınızla daha çok vakit geçirerek işinizi aksatmadan devam ettirebilirsiniz.
İş disiplininiz varsa evinizin mutfağından balkonuna kadar birçok yerde işinizi takip edebilirsiniz.

Sanal Ofis kiralama için ilk adım
Sanal ofis hizmeti veren firma ile anlaşmanızı yaptıktan sonra sıra gelir dışarıdan işinizi nasıl takip edeceğinize. Eğer işiniz için çok seyahat etmek gerektirmiyorsa o zaman sabit aksi durumda ise bir diz üstü bilgisayarı almak ile işe başlayabilirsiniz. Burda dikkat edeceğiniz konu hangi donanımda özellikteki bilgisayarın işinizi göreceğidir. Dizüstü bilgisayarda çalışmanızın yarıda kesilmemesi için şarjı uzun süreli ve taşımanızda rahatsızlık vermeyecek hafiflikte olmasına dikkat edin.

Sanal ofis yazılım ihtiyaçları nelerdir?
Seyahatte veya evinizde gelen mailleri görüp cevap verebilme, dosyaları açıp değişiklik yapabilme veya teklif gibi yeni dosyalar oluşturup müşterileriniz ile aranızdaki koordinasyonu kaybetmemek için bilgisayarınızda olması gereken popüler program ve yazılımların bazıları şunlardır.
Microsoft Outlook, Outlook Express ile mail trafiğinizi aksatmadan devam ettirebilirsiniz.
Teklif, sunum gibi dosyalarınız için Microsoft Word, Excel, Powerpoint veya openoffice vazgeçilmezlerinizdendir.
Adobe Acrobat reader, Photoshop, Adobe İllutrator, Macromedia Freehand çizim ve görsel araçların olmazsa olmazlarındandır.
Ve tabi ki antivirüs programları. Nod32, Norton Antivirus, McAfee, Kesparsky gibi yazılımlar tüm çalışmalarınızın, tekliflerinizin kısacası emeklerinizin korunması için kesinlikle olması gerekenlerdir.
İşiniz ile ilgili olarak uzaktan Teamviwer gibi programlar ile  başka bilgisayarlara bağlanabilme imkanı

Teknoloji ihtiyacı
Sanal ofis kullanımında ileri teknoloji kuşkusuzki sizin en büyük yardımcınızdır. Hızlı internet ile çok büyük boyutlu dosyaları saniyeler içerisinde indirebiliyorsunuz. Tabi ki artık herkesin ve özellikle iş adamlarının vazgeçilmezi akıllı telefonlar Iphone ve Android işletim sistemli akıllı telefonlar günlük hayatımızı kolaylaştırmaktadırlar.

Sekreter ihtiyacı
Fiziki bir ofisiniz yok ama ya sekreteriniz? Bİr sekreteriniz olsa gelen telefonlara bakarak size yönlendirmesini yapsa. Hatta gelen posta ve kargolarınızı alsa. Sanal ofisin en büyük yardım ve desteği burada ortaya çıkıyor. Tüm sanal ofis seçeneklerinde müşterilerilere sekreter hizmeti verilmektedir.




Müşteri ile yüz yüze görüşme
Müşterileriniz ile yüz yüze görüşmenin bir çok alternatifi vardır.
Bunlardan biri müşterinizin kendi ofisinde toplantı, diğeri elektronik ortamda toplantı sonuncusu ise sanal ofislerin büyük bir kolaylığı olan toplantı odası kiralama. Bu şekilde müşterilerinizi sekreteriniz karşılayacak çay, kahve ikramları ile toplantınızı tamamlamış olacaksınız. Bu şekilde müşteriniz üzerinde olumlu bir etki bırakacaksınız. Sanal ofis ve hazır ofis kiralaması yapan firmalar toplantı odalarını belli bir süre ücretsiz promosyon olarak, daha sonrasını da düşük bir ücret karşılığı kiraya vermektedir.

Top